第一章 总则

第一条 为规范公司会议管理，提高会议效率，降低会议成本，确保会议决策的有效落实，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司及各分支机构、子公司、办事处的各类会议管理。

第三条 公司会议管理遵循“精简、高效、节约、务实”的原则，提倡开短会、讲短话，力戒空话、套话。

第四条 成都友好会议服务公司（以下简称“会议服务公司”）负责公司会议服务的统一管理，包括会场预订、设备租赁、茶歇安排、接待服务等事项。

第二章 会议分类

第五条 公司会议按级别和规模分为以下四类：

（一）公司级会议：包括股东大会、董事会、监事会、总经理办公会、年度工作会议、半年度工作会议、员工大会等；

（二）部门级会议：包括部门工作例会、专题会议、项目协调会等；

（三）班组级会议：包括班前会、班后会、班组安全会等；

（四）对外会议：包括客户洽谈会、供应商大会、新闻发布会、行业交流会等。

第六条 各类会议应严格控制数量、时间和规模：（一）公司级会议原则上不超过2小时；（二）部门级会议原则上不超过1小时；（三）班组级会议原则上不超过15分钟；（四）对外会议根据实际需要确定，但应提前制定会议方案。

第三章 会议组织与职责

第七条 会议组织实行“谁主办、谁负责”的原则。主办部门应指定专人担任会议召集人，负责会议的全过程管理。

第八条 会议召集人的主要职责：（一）确定会议主题、议程、时间和地点；（二）拟定参会人员名单并发出会议通知；（三）准备会议材料并提前发送给参会人员；（四）组织会议签到、记录和纪要编写；（五）跟踪会议决议的执行情况。

第九条 成都友好会议服务公司负责会议服务的具体实施，主要职责包括：（一）根据主办部门需求，提供会场布置、设备调试、茶歇餐饮、住宿交通等一站式服务；（二）制定会议服务标准和工作流程，确保服务质量；（三）协助主办部门做好会议接待和应急处理工作；（四）收集参会人员反馈，持续改进会议服务。

第十条 参会人员应按时参加会议，因故不能参加的，应提前向会议召集人请假，并指派相关人员代为参加。参会人员应遵守会议纪律，不得迟到、早退、无故缺席。

第四章 会议流程管理

第十一条 会议准备：（一）会议召集人至少提前1个工作日发出会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员和需准备的材料；（二）重要会议应提前制定会议方案，报公司分管领导审批；（三）会议服务公司根据会议需求，提前做好会场布置、设备检查、茶歇准备等工作。

第十二条 会议召开：（一）会议主持人应严格按照议程进行，控制会议时间，提高会议效率；（二）会议发言应紧扣主题，简明扼要，避免离题万里；（三）会议记录人应准确、完整地记录会议内容，特别是会议决议和待办事项；（四）会议服务人员应做好会场服务，确保会议顺利进行。

第十三条 会议纪要：（一）会议纪要应在会议结束后1个工作日内整理完毕，经会议召集人审核后发送给参会人员和相关部门；（二）会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、讨论内容、会议决议和待办事项等；（三）会议纪要应明确待办事项的责任人、完成时限和验收标准。

第十四条 会议决议执行：（一）各责任人应按照会议纪要的要求，按时完成待办事项；（二）会议召集人应跟踪会议决议的执行情况，对未按时完成的进行催办；（三）重要会议决议的执行情况应定期向公司领导汇报。

第五章 会议服务保障

第十五条 会场管理：（一）公司各类会议优先使用公司内部会议室；（二）内部会议室不足时，可委托成都友好会议服务公司预订外部会场；（三）会场应配备必要的桌椅、投影、音响、白板等设备，并确保设备正常运行。

第十六条 设备管理：（一）会议服务公司应定期检查和维护会议设备，确保设备完好；（二）使用会议设备应严格遵守操作规程，人为损坏应照价赔偿；（三）会议设备应专人管理，定期盘点，确保账物相符。

第十七条 茶歇与餐饮：（一）会议茶歇应本着节约的原则安排，一般会议不安排茶歇；（二）重要会议或超过2小时的会议可视情况安排茶歇；（三）会议餐饮应严格执行公司相关规定，禁止铺张浪费。

第十八条 接待服务：（一）对外会议应做好接待工作，包括接送站、住宿、餐饮、参观等；（二）接待工作应严格遵守公司接待标准，不得超标准接待；（三）会议服务公司应协助主办部门制定接待方案，并提供专业服务。

第十九条 会议成本控制：（一）各类会议应本着节约的原则，严格控制会议成本；（二）会议费用应纳入部门预算管理，超预算支出应履行审批手续；（三）会议服务公司应提供性价比高的服务方案，帮助公司降低会议成本。

第六章 会议纪律

第二十条 参会人员应遵守以下纪律：（一）按时参加会议，不迟到、不早退、不无故缺席；（二）会议期间应将手机调至静音或关闭状态，不接打电话、不玩手机；（三）会议期间不得交头接耳、随意走动，不得处理与会议无关的事务；（四）保守会议秘密，未经允许不得泄露会议内容；（五）爱护会场设施设备，保持会场整洁。

第二十一条 对违反会议纪律的，视情节轻重给予批评教育、通报批评或经济处罚。

第七章 附则

第二十二条 本制度由公司行政部负责解释。

第二十三条 本制度自发布之日起施行。

第二十四条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和公司相关规定执行。

成都友好会议服务公司

二〇二三年一月一日